Правила составления акта приема-передачи квартиры

С какой целью составляется акт приема-передачи товара

Акт приема-передачи – это документ, составляемый при получении приобретенной продукции покупателем. Он подтверждает факт того, что у заказчика отсутствуют какие-либо вопросы и претензии по состоянию товаров, их целостности, количеству и т.д.

На уровне законодательства нет ограничений касательно лиц, которые обладают правом составлять подобного рода документы. Как показывается практика, чаще всего акт используется при сделках, совершаемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями между собой или с покупателями в лице граждан. Законом не запрещается использовать документ физическими лицами при заключении сделок между собой, однако такое встречается редко.

Акт необходимо составлять непосредственно при передаче товара заказчику и при получении денежных средств (если оплата не была произведена ранее).

ВАЖНО:

Технически, акт может быть составлен и до момента передачи, однако он не будет иметь юридической силы до того момента, пока на документе не будет проставлена подпись получателя продукции.

Сроки хранения

Некоторые могут посчитать, если можно обойтись без оформления акта, нет никаких правил, касательно сроков его хранения. Однако это ошибочное мнение. Законодательством срок не определен. Как правило, документы такого рода нужно хранить в соответствии с внутренними правилами предприятия. Но при этом срок их хранения должен быть более пяти лет.

Акт приема-передачи проектной документации — специальный документ, в котором отображается факт приемки/передачи проекта от одного лица другому, чаще всего от проектировщика заказчику. Сама проектная документация — набор документов, в которых содержатся сведения в текстовом и графическом виде, определяющие различные решения (конструктивные, технологические, инженерные, архитектурные, технические) для обеспечения строительных и восстановительных работ, а также капремонта элементов зданий (сооружений).

Это важно знать: Какие документы нужны для оформления детских пособий: перечень и порядок оформления

Передача готового проекта должна осуществляться с учетом правильного составления бланка по форме, которая утверждена на законодательном уровне. Ниже рассмотрим, зачем и кому передаются бумаги, как это происходит, и что учесть при составлении акта приема-передачи.

Как правильно составить акт приема-передачи товара

Акт приема-передачи товаров в обязательном порядке составляется как минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны договора. При наличии третьих лиц, заинтересованных в сделке, допускается издание документа в трех и более копиях.

ВАЖНО:

Важно составить именно два оригинала. Нельзя подготовить один документ, заверить его подписями, а после скопировать на ксероксе и отдать другой стороне сделки. В таком случае документ будет недействителен и его нельзя будет использовать в качестве доказательства, подтверждающего исполнение обязательств по договору.

Форма акта

Акт приема-передачи – это необязательный документ. На законодательном уровне организации, ИП и граждане не должны всегда использовать его при совершении сделок. Зачастую стороны обходятся составлением обычной товарной накладной, составляемой по форме ТОРГ-12.

Однако если предметом сделки является что-то дорогостоящее или внутренняя политика одной из сторон подразумевает использование акта, то он составляется.

Из-за того, что акт о приеме не является обязательным документом, в законодательстве не регламентирован какой-либо унифицированный бланк, который стороны должны были бы использовать.

Каждая организация, ИП или гражданин имеет право применять свой бланк или составлять акт в свободной форме, при условии соблюдения правил ведения официальной документации.

Акт приема-передачи материальных ценностей

В содержании акта о получении каких-либо материальных ценной должно содержаться несколько разделов:

Кто первый должен подписывать акт приёма квартиры

Порядок исполнения обязательства застройщика по передаче объекта долевого строительства определен правилами Федерального закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации» и может быть конкретизирован договором участия в долевом строительстве. Ст. 6 указанного закона на застройщика возложена обязанность по передаче участнику долевого строительства объекта долевого строительства не позднее срока, предусмотренного договором. На сайте достаточно подробно обсуждались вопросы, связанные с изменением установленного договором срока и порядком такого изменения. См. об этом https://защита-дольщиков.рф/help/119-0084https://защита-дольщиков.рф/help/10-0017

Общий порядок передачи объекта долевого строительства определен ст. 8 указанного закона, согласно которой передача объекта долевого строительства застройщиком и принятие его участником долевого строительства осуществляются по подписываемым сторонами передаточному акту или иному документу о передаче. При этом передача объекта долевого строительства осуществляется не ранее чем после получения в установленном порядке разрешения на ввод в эксплуатацию многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости.

Рекомендуем прочесть: Что нужно для того чтобы перевести ребенка в другой детский сад

Пошаговое руководство по написанию акта

При написании акта рекомендуется последовательно следовать алгоритму:

1. Заполнение раздела реквизитов.
2. Внесение информации о предмете совершаемой сделки.
3. Заверение документа печатями и подписями.

Сведения о сторонах соглашения

Информация о сторонах сделки и их реквизиты вносят в первый раздел. Он состоит из двух блоков:

• «шапка»;
• основной текст.

В «шапке» указываются следующие данные:

• номер документа, использующиеся для его регистрации во внутреннем учете;
• номер соглашения, приложением к которому является акт, и дата его заключения;
• дата написания акта.

В основную часть вписываются подробные данные о сторонах сделки:

1. Для юридических лиц:
   полное наименование организации;
2. форма регистрации предприятия;
3. Ф. И. О. руководителя;
4. Ф. И. О. и должность лица, уполномоченного издавать и подписывать подобного рода документа, а также реквизиты документа, наделяющего сотрудника правами на заверение актов о приеме-передачи товаров;
5. номер регистрации у ЕГРЮЛ (проставляется только по соглашению сторон, не требуется в обязательном порядке).

Если передача продукции или товаров осуществляются в пределах юрисдикции одной организации, например, от головного офиса представительству или филиалу и т.д., то в реквизитах необходимо указывать полное название и другие данные конкретного подразделения юридического лица.

2. Для ИП:

• Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• номер регистрации ИП в ЕГРИП (вносится если это нужно обеим сторонам);
• Ф. И. О. и должность лица, ответственного за подписание акта, номер и название локального документа организации, на основании издания которого сотрудник наделяется такими полномочиями (это может быть приказ, должностная инструкция, отдельное распоряжение, выписка из устава, доверенность, заверенная в нотариальном порядке, и т.д.)

3. Для граждан: указывается только Ф. И. О.

Условия

В раздел условий последовательно вносится следующие информация:

1. Реквизиты документа, подтверждающего факт совершения сделки.
2. Текст, отражающий факт передачи товара.
3. Таблица со сведениями о передаваемой продукции.
4. Суммарная стоимость сделки.
5. Положения о состоянии товара (могут быть реализованы в виде списка, из которого покупатель выбирает пункты, удовлетворяющие его, а могут быть сделаны в виде пустых строк, которые заполняются принимающей стороной);
6. Положение об отсутствие претензий к принимаемому товару.

Перечень товаров

Таблица с информацией о продукции заполняется последующие схеме:

Подписи сторон

В завершении документа проставляются подписи каждой заинтересованной стороны и дата заверения акта. На каждом экземпляре должна находится подпись, внесенная вручную лицом, ответственным за получением товара. Дополнительных условий касаемо ручек и чернил, которые нужно использовать – нет.

ВАЖНО:

После проставления подписей и печатей с продавца и лица, занимающегося доставкой товара (при его наличии) снимается вся ответственность за сохранность. Если уже после этого покупатель обнаружит недочеты, которые не будете удовлетворять условия гарантийного обслуживания, то подать какие-либо претензии через суд или воспользоваться правом бесплатной замены или ремонта не получится.

До 2020 года организации при заверении официальной документации организации были обязаны использовать фирменные печати или штампы, что касалось и актов о получении товара. Однако с 2020 года данное правило было отменено. Теперь, использовать печати или нет – решать только сторонам сделки. Если с обеих сторон нет взаимных претензий по поводу их отсутствия, то штампы можно не использовать.

Особенности составления документа

Возможность использовать свободную форму оформления акта вовсе не отменяет необходимость придерживаться делового стиля составления подобных документов. Необходимо, чтобы здесь были указаны следующие данные:

• Название документа;
• Место и дата составления;
• Название организации;
• Подробное описание передаваемой документации;
• ФИО лиц, которые подписывают акт.

В некоторых ситуациях, когда передаются особо важные документы, назначается соответствующая комиссия, которая подтверждает факт передачи и получения. Если такая комиссия имеется, в документ вносится ее состав. Каждый из членов комиссии должен поставить здесь свою подпись. При этом именно в присутствии комиссии непосредственно передаются документы.

Получателю рекомендуется проверять, какие именно оригиналы предоставлены. В акте об это также должна присутствовать исчерпывающая информации.

Можно сказать, это и в интересах отправителя. Например, если получателем будет утрачен какой-то важный финансовый документ, он может сказать, что просто его не получал.

При помощи акта лицо, передающее документацию, сможет доказать свою правоту.

Как правило, проверкой документов занимается принимающая сторона. Если в сделке принимает участие комиссия, данная обязанность обычно возлагается на ее членов. Если передача происходит в пределах одной компании, акт подписывается ее директором.

Акт можно заполнять вручную или при помощи компьютерного набора. Распечатав заполненный документ, на нем необходимо поставить «живую» подпись.

Это важно знать: Оформление возврата товара поставщику: список документов в 2020 году, новые правила

Острой необходимости в проставлении печатей нет. Однако если у сторон появится такое желание, делать это никто не запрещает.

В некоторых ситуациях, когда передаются документы, обладающие высокой ценностью, составляется приложение к акту. Обычно это делается по согласию сторон.

Данное приложение является отдельным документов, где в подробностях описываются все передаваемые документы.

Бланк акта приема-передачи товара (скачать)

Универсального бланка для составления акта не предусмотрено. Организации используют самостоятельно разработанные образцы или составляются документ в свободно форме. Поэтому, найти универсальный бланк, который удовлетворил бы требования всех предприятий – нет.

Примерный образец бланка:

.

Независимо от внешнего оформления вида и используемой схемы бланка, при внесении информации необходимо соблюдать правила:

• исправления, ошибки, опечатки в содержании и другие недочеты могут привести к тому, что документ станет недействительным с юридической точки зрения, и его нельзя будет применить в качестве доказательства завершения сделки – ошибки и недочеты недопустимы;
• все реквизиты сторон должны прописываться в точности так, как они указана в паспорте – для граждан, в реестре ЕГРИП – для индивидуальных предприятий, в реестре ЕГРЮД – для организаций;
• вся информация, которая заполняется непосредственно при процедуре передачи товара должна проставляться письменно, заранее распечатывать эти строки нельзя.

Сколько требуется хранить акт?

Акт о приеме-передачи товаров следует хранить не менее четырех лет. Причем отсчет начинается с момента, когда заканчивается налоговый период, в котором была завершена сделка. То есть, если покупка чего-либо организацией была сделана в июле 2020 г., то отсчет четырех лет начнется с 1. янв. 2021 г., соответственно, хранить акт потребуется до 1 янв. 2025 г.

Данное требования регламентировано в пп. 8 первого пункта ст. 23 НК РФ от 31 июля 1998 г. в последней редакции от 20 июля 2020 г. Положение распространяется на все документы, которые необходимы для ведения налогового учета. Акт о приеме товаров таковым является.

Распространенные ошибки по теме

Ошибка: Мнение о том, что акт о приеме товаров является заменой договора или накладной.

Акт о приеме-передачи продукции – это дополнительный документ. Он применяется в ситуациях, когда получателю необходимо дополнительная гарантия того, что приобретенный им товар будет доставлен в целостности в полном объеме, или когда продавцу необходима точная отчетность. Акт не может заменять договор, на основании которого происходит сделка, и накладную, описывающую все товары на момент их отправки.

Образец

Акт приема-передачи составляется по следующим правилам:

1. В верхней части прописывается название документа.
2. С левой стороны вверху указывается год, а справа число и месяц.
3. Далее приводится название компании-исполнителя в лице (ФИО, должность), а также основание, на котором он действует (доверенность, положение, устав). Здесь же указывается, что второй стороной является заказчик. Между сторонами составляется договор, согласно которому:

• Исполнитель передает, а заказчик принимает работу.
• Проект выполнен в полном объеме и в установленные договором сроки с учетом оговоренных в соглашении условий и задания на проектировку.
• Цена работ по выполнению проекта (прописывается в цифрах и прописью).
• Отсутствие претензий к проектировщику по содержанию проекта.
• Составление акта в двух (трех) экземплярах (в зависимости от числа сторон).
• Подписи.

Договорные взаимоотношения довольно распространены. Любое оказание услуг строится на основании заключения договора.

Он является гарантом того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства относительно другой стороны. Как правило, одна из сторон выступает в роли заказчика, вторая является исполнителем.

Законодательство Российской Федерации выдвигает определенные требования к оформлению документации и заключению подобных сделок. При несоблюдении данных требований в случае судебных разбирательств довольно легко признать соглашение недействительным и оспорить его в судебном порядке.

Это важно знать: Индексация пенсий в 2020 году: таблица

Одним из обязательных условий заключения сделок и оформления документации является акт приема передачи выполненных работ. Он нужен для того, чтобы зафиксировать факт выполнения работы, а также свидетельствует о том, что заказчик в полной мере удовлетворен качеством товаров и услуг.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос: Сколько хранить акт физическому лицу?

Ответ: Составление актов между гражданами – это довольно редкая практика. Однако правила о сроках хранения одинаковы для всех, независимо от статуса. Акт требуется хранить не менее 4-х лет.

Вопрос: Можно ли найти бланк для акта в сети?

Ответ: Да, можно. Однако следует понимать, что унифицированного бланка для составления акта о приеме товаров не существует. Поэтому, загружая какой-либо образец из интернета, прежде чем использовать его, необходимо удостовериться в правильности документа, в наличии всех необходимых разделов, и при необходимости, внести корректировки.